بایگانی
با بكارگیری سیستم گردش مكاتبات و اتوماسیون اداری فایلر، مفاهیم قدیمی رایج در رابطه با اسناد و گردش آنها در سازمانها نیز متحول می گردند.
بایگانی یكی از این موارد است كه با ورود سیستم مكانیزه فایلر با تعریف و كاربری جدیدی بكار گرفته می شود. از جمله امكانات جدید بایگانی در فایلر می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- امكانات وسیع در خصوص طراحی فرمهای دلخواه جهت گروههای مختلف اسناد
- امكان بایگانی اسناد در قالبهای مختلف نظیر سند، فیلم،عكس،نقشه و انواع فایلهای كامپیوتری بدون هیچگونه محدودیتی در تعداد و حجم
- پیاده سازی ساختار درختی لازم جهت ایجاد پیوستگی و انضمام اسناد و زیر اسناد به یكدیگر
- سطوح دسترسی متنوع جهت حصول امنیت بالا در دسترسی به اسناد
- بكارگیری امكانات گردش اتوماتیك اسناد فایلر (Workflow) در چرخه ورود، طبقه بندی و بازیابی اطلاعات در بایگانی جهت تامین سرعت و دقت عملیات بایگانی
- بكارگیری گزارش ساز فایلر جهت تهیه گزارشات و آمارهای مورد نیاز از پارامتر های مختلف اسناد ذخیره شده
- ارتباط كامل و سریع بایگانی بدون محدودیت در حجم بالای اطلاعات با سیستم اتوماسیون اداری فایلر و یا سیستم های اتوماسیون اداری دیگر
- تهیه نسخه پشتیبان بصورت خودكار مطابق زمانبندی دلخواه
- امكان دسترسی مستقیم به اسناد بایگانی شده از راه دور با امكانات web با سطوح دسترسی تعریف شده در سیستم
- امكان تعریف طول عمر مشخص برای اسناد